RAPPORT OM SAMARBEIDSFORSØK I SØR-INNHERAD PROSTI 2003 – 2006 Av administrasjonssjef Ingar Samset

Det ble i 2002 gjennomført et forprosjekt med henblikk på avklare målsettinger og fremdrift for et utstrakt organisert samarbeid mellom Frosta menighetsråd, Levanger kirkelige fellesråd og Verdal kirkelige fellesråd. Forprosjektet endte opp med vedtak om:

Endelig målsetting:
Etablering av ett fellesråd for Sør- Innherad prosti.

Delmålsettinger
· En lokal kirkelig virksomhet som er medlems- og formålsorientert
· En grasrotkultur med lokal frihet og styring av ressurser og virksomhet
· Mer kirkelig tjenesteproduksjon og mindre administrasjon En profesjonell arbeidsgiver som rekrutterer, utvikler og beholder kompetente medarbeidere
· Kirkelige enheter som er ressursmessig ansvarlige og effektive

Tiltak for perioden 2003 – 2005:
· Etablering av felles administrasjonsutvalg og forhandlingsutvalg
· Arbeidsdeling mellom kirkevergene:
· Kirkevergen i Levanger skulle fungere som bygg- og anleggsleder for prostiet
· Kirkevergen i Frosta skulle fungere som personalleder for prostiet
· Kirkevergen i Verdal skulle fungere som økonomileder for prostiet
· Felles regnskapsordning

Søknad til Kultur- og kirkedepartementet
For å kunne gjennomføre dette fra 01.01.2003 ble det sendt søknad til Kultur- og Kirkedepartementet om dispensasjon i h.t. Kirkeloven § 5 for å:

Etablere felles administrasjonsutvalg.
Foreta delegering ut av egen organisasjon.

Denne søknaden ble innvilget, og den videre utvikling i samarbeidsprosjektet er omtalt nedenfor.

Prosjektet i 2003

De omsøkte og godkjente tiltak ble gjennomført.

Kirkevergen i Levanger fungerte ved siden av rollene som kirkeverge i Levanger og bygg- og anleggsleder for prostiet også som prosjektleder.

Administrasjonsutvalget kom i funksjon.

Det ble innført en ordning med to årlige allmøter for samtlige ansatte i prostiet dvs. både prestene og de rådsansatte.

På administrativ side ble samarbeidet synlig ved at:

• Økonomileder arbeidet med budsjett og regnskap for alle de samarbeidende rådene.
• Personalleder var saksbehandler for det felles administrasjonsutvalget og hadde ansvar for personalsaker og forberedelse/gjennomføring av lønnsutbetalinger.
• Det ble tilsatt ledende kirketjenere i henholdsvis Verdal og Levanger. Disse skulle lede det daglige arbeidet blant kirketjenere og kirkegårdsarbeidere i de respektive kommuner.

I løpet av høsten fremkom det ønske fra kirkevergen i Levanger/bygg- og anleggsleder om at han måtte få avløsning med oppgavene som prosjektleder. Det ble derfor innledet drøftinger med Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon om innleie av prosjektleder i 20 % stilling fra 01.01.2004.

Prosjektet i 2004

Ekstern prosjektleder
Fra oppstarten av 2004 ble det engasjert prosjektleder i 20 % stilling fra Kirkens Arbeidsgiverorganisasjon. Denne stillingen skulle være saksbehandler for styringsgruppen og leder for prosjektgruppen

Problemområder
Det oppsto i løpet av våren enkelte problemer som medførte at man valgte å reorganisere prosjektet. Disse besto i hovedsak av tre problemområder:

Det viste seg at man ikke hadde tilstrekkelig kapasitet til føring og avslutning av regnskapene. Dette førte til at man ikke var ajour i forhold til regnkapsføring og budsjettoppfølging i 2003, og at regnskapene ikke kunne avlegges innenfor tidsfristen i 2004.

Kirkevergene selv begynte å etterlyse en samlet ledelse. Ordningen med at de tre kirkevergene skulle være ”både sjefer og saksbehandlere for hverandre”, førte til gråsoner og noe utydelighet i anvarsfordeling.

En intern konflikt i staben i Levanger begynte å smitte over på de andre stabene samtidig som den fikk oppmerksomhet i lokale media. Dette medførte en viss skepsis i de øvrige rådene til videreføring av samarbeidet.

For å imøtekomme disse problemene ble det gjennomført følgende endringer:

Felles kirkeverge
Med virkning fra 01.05.04 ble det engasjert kirkeverge i 70 % stilling. Verdal kirkelige fellesråd har arbeidsgiveransvaret for stillingen og ”selger” tjenester til de øvrige rådene.
Stillingen er et engasjement frem til 31.12.2006.

De ”tidligere kirkevergene” fikk permisjon fra sine kirkevergefunksjoner. I Levanger og Verdal gikk de i stedet inn i roller som daglige ledere for menighetsråd.

Regnskapssekretær
Det ble tilsatt regnskapssekretær i 50 % stilling for å ivareta den løpende bilagsføringen. Dette har hatt ventet effekt og en har senere vært ajour med bilagsføringen.

Bilegging av intern konflikt
Den interne konflikten i Levanger ble bilagt gjennom en lokal avtale. Dette hadde en umiddelbar positiv effekt på arbeidsmiljøet.

Andre organisatoriske endringer

Ledende kirketjener:
Ordningen med ledende kirketjener i henholdsvis Levanger og Verdal ble endret slik:

Det ble opprettet en ordning med en ledende kirketjener for alle ”utearbeidere” i prostiet. Dette ble gjort for å lette sambruk av kirketjenere/kirkegårdsarbeidere over fellesrådsgrensene. Resultatet har vært overveiende positivt. Et godt eksempel er at en nå kunne sette sammen en gruppe som malte et kirkebygg. Dette hadde ikke vært mulig å gjennomføre på samme måte tidligere.

Den ordning det ble arbeidet frem mot var at hver kirketjener skulle ha ansvar for en kirke i forhold til gudstjenester og kirkelige handlinger mens han/hun skal kunne arbeide over et større område.

Samtidig ble det opprettet er ”gravferdskontor” der den andre av de to ledende kirketjenerne fikk ansvar for oppdatering og ajourhold av gravregister ol. Dette har ført til en bedring av standarden på registerføringen.

Valg av felles Arbeidsmiljøutvalg
Det ble opprettet et felles arbeidsmiljøutvalg i henhold til bestemmelsene i Arbeidsmiljøloven og Hovedavtalen.

Etablering av felles tillitsmannsutvalg
Det ble etablert en ordning med et felles tillitmannsutvalg med representanter for de fagorganisasjoner som er representert i arbeidsstokken. Dette utvalget er ment som et kontakt- og dialogorgan mellom organisasjonene og ledelsen. Det har månedlige møter.

Felles arbeidsutvalg
Etter at det var etablert en felles administrasjon , så en behov for å få en ordning med et felles valgt styringsorgan. Rådene vedtok derfor å utvide styringsgruppen slik at den skulle bestå av to representanter for hvert råd (tidligere hadde rådene vært representert ved sine ledere) samt prosten. Denne gruppen fikk også myndighet til å fungere som felles arbeidsutvalg for rådene.

Prosjektet i 2005

Stillingen som prosjektleder/kirkesjef ble gjort om til 100 % stilling fra 01.04.2005

Endring i IT-opplegg
Tidligere avtale med Frosta kommune om drifting av IT-programmer mens samkommunen hadde ansvar for nettet, utløp 15. juni. For å oppnå et mer samlet IT-opplegget, ble det nå etablert en ordning med Sør-Innherad samkommune. Denne har fungert godt.

Kontorsammenflytting
Det ble foretatt sammenflytting av Levanger menighetskontor og alle prosttovegripende funksjoner i 4 etg. i Levanger rådhus. Dette har gitt en godt fungerende kontorenhet.

Felles gjennomføring av medarbeidersamler
Det ble gjennomført en samlet runde med medarbeidersamtaler for alle rådsansatte. Samtalene var forberedt i tillitmannsutvalget og arbeidsmiljøutvalget. Fokus for samtalene var satt på det psyko-sosiale arbeidsmiljøet og på opplæringsbehov.

Etablering av et samlet styre for fellesrådsfunksjonene
De samarbeidende rådene fattet hver for seg følgende likelydende vedtak med virkning fra 01.01.2006.

1. Prostistyret fungerer som kirkelige fellesråd i henhold til Kirkeloven § 14 for soknene i Frosta, Levanger og Verdal.
2. Prostistyret består av en representant for hvert sokn, prosten og en representant valgt av hver av kommunene i prostiet. De kommunale representantene deltar i behandling av saker som gjelder den respektive kommune.
3. Prostistyret velger at arbeidsutvalg bestående av to representanter fra hvert av de tidligere fellesrådsområdene samt prosten.

Prosjektet i 2006

Prostistyret
Prostistyret og dets underutvalg kom i funksjon fra begynnelsen av året.

Det ble vedtatt mandat for arbeidsutvalget slik:
Arbeidsutvalget har myndighet til å fatte avgjørelse i saker som hører inn under prostistyrets oppgaver i Kirkeloven og Gravferdsloven med unntak av:

• Budsjett
• Økonomiplan
• Regnskap og årsrapport
• Plansaker
• Saker av prinsipiell art

Arbeidsutvalget innstiller i saker som skal behandles i prostistyret

Forlengelse av prosjektperioden
Det ble vedtatt å forlenge prosjektperioden ut 2007 for å gjennomføre evaluering og fatte vedtak om ordning fra 2008. Prosjektleder/kirkesjef ble engasjert ut 2007.

Nytt samlet telefonanlegg
Det ble anskaffet nytt samlet telefonanlegg basert på at hver ansatt har fått egen mobiltelefon som kan benyttes uavhengig av oppholdssted. Sentralbordfunksjonen er lagt til Verdal.

Vedtak om felles satser og reglementer for avgifter og utleie
Det ble vedtatt et felles regelverk for utleie av kirkebygg samt felles satser for leie og for festeavgifter og for utensokns tjenester.

Felles personalreglement
Etter behandling i tillitsmannsutvalg, arbeidsmiljøutvalg og arbeidsutvalg ble det vedtatt felles personalreglement.

Mer samarbeid med menighetsrådene
For å styrke kontakten med menighestrådene ble det avholdt:
· Felles møte for menighetsrådslederne
· Kurs for nye menighetsrådsmedlemmer fordelt på 3 regioner.
· Temakvelder om Stat-Kirke utvalgets utredning fordelt på 3 regioner
· Drøftingsmøte for soknenes menighetsrådsledere og medlemmer i prostistyret om økonomiplan for perioden 2007 - 2010

Vedtak om felles budsjett og regnskap
Det ble inngått avtale med kommunene slik:
1. Med virkning fra 2007 behandles de kommunale driftsbevilgingene i henhold til Kirkeloven § 15 som en enhet basert på en fordelingsnøkkel 5 (Levanger) – 4 (Verdal) – 1 (Frosta)
2. Det avholdes møte med kommunenes rådmenn og/eller økonomisjefer hvert år i for- kant av prostistyrets behandling av sin økonomiplan.
3. Prostistyrets økonomiplan vedtas innen utgangen av mai hvert år.
4. Det avholdes møte mellom representanter for prostistyret og den enkelte kommunes formannskap for gjennomgang og presentasjon av prostistyrets økonomiplan
5. Den løpende kontakt med prostistyret ivaretas på kommunenes side av Trond Selseth

Vurderinger

Pr. mars 2007 må en kunne hevde at følgende er oppnådd gjennom prosjektet:

• Det er utviklet en samlet og riktig dimensjonert administrasjon for de samarbeidende rådene
• Det er oppnådd en innsparing på 1 årsverk i den samlede fellesrådsadministrasjone
• Det er etablert gode rutiner for samarbeid mellom ansatte og ledelse
• Det er blitt mulig å utøve en mer aktiv arbeidsgiverpolitikk gjennom at en har fått en større samlet organisasjon
• Det er oppnådd mer fleksibel bruk av arbeidskraft og utstyr som kommer helheten i prostiet til gode
• Det er oppnådd forbedringer i arbeidsmiljøet
• Det er etablert en samlet og enhetlig folkevalgt styringsstruktur for de kirkelige råd i prostiet
• Det er etablert fora for løpende kontakt mellom menighetsrådene og fellesrådet
• Det er åpen dialog og godt samarbeid mellom tjenestelinjene
• Det er etablert en ordning for enhetlig økonomi på rådssiden gjennom avtalen med kommunene
• Det er oppnådd heving av kvalitet og omfang på vedlikehold av kirker og kirkegårder